Videokonferenzräume – Brauchen wir nicht, wir haben Zoom!

Im Jahr 2020, dem 20. Jahr meiner beruflichen Tätigkeit als Unternehmer, habe ich viel Neues gelernt. Unfassbar viel.

  • Mehrere Wochen im Home Office haben mir gezeigt, wie produktiv das Arbeiten von zu Hause sein kann – und lehrten mich zugleich, wie zeitraubend und ineffektive drei Stunden pendeln pro Tag sind.
  • Mehrere Wochen im Home Office gaben mir die Gewissheit, dass Videokonferenzen unsere Besprechungen nachhaltig verändern werden.

Ich lernte, dass virtuelle Besprechungen viel Vorbereitungszeit brauchen – und zielführende Videokonferenzen neue Spiel- und Dialogregeln erfordern (5 Regeln für gelungene Web-Konferenzen).

Ich lernte wie ich in einer Videokonferenzen Entscheidungen vorbereiten, Probleme aufzeigen und im Team lösen kann. Wie Meinungen, Erfahrungen und Informationen zusammengetragen und ausgetauscht werden können.  Und schließlich auch, wie die Beziehungsebene im Team verbessert wird.

Ich erfuhr wie wichtig es ist mit allen Teilnehmenden vorab die Ziele und Agenda einer Besprechung zu vereinbaren. Auch durfte ich lernen technische Aspekte bei Videokonferenzen niemals zu unterschätzen: Den virtuellen Besprechungen vorgelagerte Techniksprechstunden, in denen sowohl die Technik bei den Teilnehmenden überprüft als auch der Umgang mit dem Videokonferenztool eingeübt wird, können über Erfolg oder Misserfolg einer Sitzung maßgeblich entscheiden.

Und trotz all dieser Voraussetzungen und (erkannten) Stolperfallen war und bin ich immer wieder positiv überrascht wie produktiv virtuelle Besprechungen sind – wie viel zielführender 60 Minuten Videokonferenz im Vergleich zu einer Sitzung im Besprechungsraum sind.

Hybride Besprechung, neue Räume und viel Zeit!

Viele Wissensarbeiter und Kreativschaffende verbringen 20% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen oder Sitzungen. Dieser Zeiteinsatz muss sinnvoll genutzt werden, sind doch oft ein halbes Dutzend zurecht gut bezahlter Menschen an Besprechungen beteiligt.

Da wir nicht 100% unserer Arbeitszeit im Home Office verbringen können, werden wir immer mehr Besprechungen erleben, die sowohl Merkmale einer klassischen Besprechung als auch einer Videokonferenz aufweisen.

„Hybride Besprechungen werden unseren Arbeitsalltag in den 2020er Jahren prägen und nachhaltig verändern.“

Wir werden immer öfter Besprechungen erleben, bei denen einige Teilnehmende gemeinsam in einem Raum im Büro sitzen während andere von Orten außerhalb des Büros virtuell teilnehmen.

Wenn es einem Unternehmen nun gelingt durch diese hybriden Sitzungskonstellationen 15-20 Minuten Besprechungsdauer im Mittel einzusparen, dann gewinnen viele Mitarbeitende Zeit für konzentriertes Arbeiten oder können ihre Arbeitszeit reduzieren.

Das setzt aber eines voraus: Der Start und die Durchführung einer Videokonferenz muss genauso leicht sein wie ein Telefonat. Nur dann werden Mitarbeitende hybride Besprechungen und Videokonferenzen mögen und dauerhaft in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Um dies zu erreichen, sind Videokonferenzräume in unseren Unternehmen nötig: Ausgestattet mit exzellenter Technik, nützlichem Mobiliar, hervorragenden Lichtverhältnissen und einem angenehmen Raumklima.

Videokonferenzräume 2.0 – viel Nutzen für wenig Geld!

Der gute alte Videokonferenzraum wird in den 2020er Jahren wiederbelebt – und das für einen Bruchteil der Kosten die Mitte der 2000er Jahre von allen DAX-Unternehmen in deren Aufbau investiert wurden (Das Ende der Bonus-Meilen?). 300.000 EUR pro Raum waren damals die Regel – nicht die Ausnahme. Und fast jedes DAX Unternehmen hatte Mitte der 2000er Jahre mehrere solcher Räume.

Für diese Investition bekamen die DAX-Vorstände dann auch ein virtuelles Besprechungserlebnis, das jenem einer persönlichen face-to-face Besprechung sehr nahe kam (Stichwort: Telepräsenz). Ob das nötig war? Ich weiß es nicht. Ich habe aber so meine Zweifel, ob sich das Investment jemals wirklich gerechnet hat.

20 Jahre später bekommen Sie einen vergleichbaren Videokonferenzraum für einen niedrigen 5stelligen Euro-Betrag.

Darin enthalten:

  • eine intelligente Kamera, die sich auf die jeweils sprechende Person ausrichtet,
  • mehrere Mikrofone,
  • Lautsprecher,
  • 2 große Ausgabedisplays,
  • eine Steuerungseinheit und
  • ein funktionales Videokonferenztool –
    beispielsweise Zoom (Videokonferenzsysteme im Überblick).

Rechnet man die Kosten für die Einrichtung des Raumes, das Mobiliar, die Beleuchtung vielleicht noch ein digitales Flipchart hinzu, so werden in den meisten Fällen 25.000 EUR nicht überschritten. Wenig Geld für viel Nutzen!

Für wen lohnen sich Videokonferenzräume?

Unternehmen ab einer Größe von 40 Wissens- und/oder Kreativschaffenden werden innerhalb weniger Monate die Investitionskosten für einen Videokonferenzraum hereinholen.

Sie werden Reisezeiten, Reisekosten und Pendlerströme reduzieren, damit zur Einsparung von CO2 beitragen und zugleich die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern. Sie werden obendrein belohnt mit zielführenden Besprechungsergebnissen, kürzeren Sitzungen und mehr Zeit für konzentrierte Arbeitsvorgänge. Die Vorteile sind enorm.

Sie wollen starten – einen eigenen Videokonferenzraum einrichten? Eine gute Idee – und ein lohnendes Investment.
Gerne begleite ich Sie dabei.

Foto Thorsten Wilhelm

Thorsten Wilhelm

Ich unterstütze Sie bei der Auswahl geeigneter Systeme.
Ich begleite Sie bei der Planung der Umsetzung und der Einrichtung Ihres Videokonferenzraums – und befähige und motiviere Ihre  Mitarbeiter/-innen den Raum oft zu nutzen.

Und falls Sie noch unsicher sind, ob sich das Investment für Sie lohnt, dann biete ich Ihnen Tipps für Coworking Spaces in denen Sie anwenderfreundliche Videokonferenzräume erleben können.

Sprechen Sie mich einfach an.

 

 

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