Remote-First Unternehmen: Über die Herausforderung die richtigen (Arbeits-)Orte für ortslose Teams zu finden!

Mobiles Arbeiten und virtuelle Teamarbeit – das ist inzwischen Standard. Vor allem in Unternehmen aus der IT-, Wissens- und Kreativbranche. Einige Tage von zu Hause arbeiten, ab und an im Hotel und Zug, immer öfters im Coworking Space und 1-2 Tage im Büro: Das „neue Normal“.

Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter. Sie leben einen „remote-first“ Ansatz. An dieser Stelle seien nur einige Remote-First Unternehmen genannt:  Hotjar, Automattic, Zapier, Buffer, fournova, Toggl, InVison, Human Made, Tourismuszukunft, Sketch, Inpsyde, Hubstaff, Dropbox.

Remote-First Unternehmen: Voraussetzungen & Erfolgsfaktoren

In Remote-First denkenden und handelnden Unternehmen können Mitarbeitende ihren Arbeitsort selbständig wählen. Die Erfordernisse der Tätigkeit, persönliche Bedürfnisse, Wünsche und situativen Faktoren bestimmen den Arbeitsort. Ein Büro, im Sinne einer Firmenzentrale („Headquarter“), steht ihnen immer öfter nicht zur Verfügung. Stattdessen stehen zur Wahl: Home-Office, Coworking Space, mobiles Office (Zug, Wohnmobil etc.), Gastronomie oder eine Herberge auf Zeit (Hotel, Gästezimmer im Coliving etc.).

Die zunehmende Digitalisierung von Prozessen, Services und Produkten, neue Technologien und Geschäftsmodelle und Verbesserungen bei der digitalen Infrastruktur waren und sind notwendige Bedingungen, damit in einer Branche Remote-First Unternehmen entstehen können. Ausreichend sind diese Rahmenbedingungen jedoch nicht.

Remote-first Unternehmen können nur dann funktionieren, wenn die Mitarbeitenden Freiheit in der Wahl des Arbeitsorts haben wollen, wenn die Führungskräfte sich als Berater und Förderer ihrer Mitarbeitenden verstehen und Verantwortung und (fachliche) Entscheidungsbefugnisse an ihre Mitarbeitenden abgeben.

Es braucht zudem eine klar beschriebene Vision und eine gemeinsame Mission diese Vision zu verfolgen. Ein Team, das Werte und Visionen teilt wird remote genauso gut (zusammen) arbeiten, wie in einem klassischen Büro. Ein Büro – und der damit einhergehende regelmäßige persönlicher Kontakt mit Kolleg*innen – ist kein Mittel, um eine Vision und gemeinsame Werte zu formen. All das zu erreichen, das geschieht anderes.

Die Struktur von Unternehmen, die einen Remote-First Ansatz mehr oder weniger problemlos umsetzen können, besteht aus einem Netzwerk aus sich selbst organisierenden Teams und ist geprägt von extrem flachen Hierarchien. Sich selbst organisierende Teams, die befähigt wurden Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen – und dies auch wirklich wollen (!) -, sind die zentrale Voraussetzung, damit der remote-first Ansatz in Unternehmen funktioniert.

Zwischenfazit: Es muss also so einiges gegeben sein und vieles zueinander passen, damit ein remote-first Ansatz erfolgreich funktioniert. Jene Voraussetzungen werden jedoch in Zukunft in immer mehr Unternehmen vorhanden sein: Immer mehr Unternehmen bewegen sich weg von klassischen, hierarchischen Organisationsformen. Sie wandeln ihre Einstellung zum Thema Führung, beziehen Mitarbeitende auch bei strategischen Entscheidungen ein und stellen deren Bedürfnisse genauso in den Mittelpunkte wie jene ihrer Kunden (Mitarbeiter*innen in den Mittelpunkt – Employee Experience Design).

Vorteile eines Remote-First Ansatzes

4-5 Tage pro Woche von seinem Wohnort zum Büro zu pendeln, das kostet Zeit und Geld. Je nach Wahl des Verkehrsmittels und der zurückzulegenden Strecke verursachen Pendlerwege  große Umweltschäden.

Diese persönlichen und gesellschaftlichen Kosten, der persönlicher Stress – Pendeln ist nicht immer eine Freude – und der Zeiteinsatz für das Pendeln können vermieden werden, wenn der Arbeitsort am Wohnort liegt. Die eingesparte Zeit und das eingesparte Geld können eingesetzt werden für Hobbies, sozial-ehrenamtliches Engagement, Sport, die eigene Familie und zum Entspannen. Dies steigert das persönliche Wohlbefinden, fördert die Gemeinschaft in der Familie, am Wohnort und trägt alles in allem zu einer Verbesserung der wahrgenommene Lebensqualität bei.

Vergleich der Arbeitsplatzkosten –  Wie viel Geld spart ein Remote-First Unternehmen?

Auch aus Kostensicht kann sich die Bilanz eines Remote-First Ansatzes sehen lassen. Schauen wir uns dazu zunächst die Kosten pro Mitarbeiter*in für eine Büro in einer deutschen Stadt an.

Je Arbeitsplatz sind 10 Quadratmeter Fläche nötig – das ist konform im Sinne der Arbeitsstättenverordnung. Gehen wir einfachheitshalber davon aus, dass in diesen 10 Quadratmetern bereits die Flächenanteile für Sanitärräume, Flure und Küche(n) enthalten sind.
Für den Arbeitsplatz und die Gemeinschaftsflächen setzen wir Mietkosten an. Als weitere Kosten sind zu beachten: Nebenkosten der Miete, Versicherungen, Verbrauchskosten, Investitionen in die Ausstattung des Arbeitsplatzes (Büromöbel) und Reinigungskosten. Ohne Besprechungsräume kommt ein Büro für Unternehmen aus der IT-, Wissens- und Kreativbranche ebenso nicht aus.

Alles in allem liegen wir so bei monatlich um und bei 380€ pro Mitarbeiter*in.
Glauben Sie nicht? Dann lassen Sie uns die Rechnung im Detail anschauen:

  • 16,50€ Miete/Quadratmeter (10 Quadratmeter/Arbeitsplatz) = 165€
  • Verbrauchskosten (Getränke, Obst, Material, Energie etc.) = 75€
  • Ausstattung eines Besprechungsraums (anteilig je Mitarbeiter, 3-4 Jahre abgeschrieben) = 60€
  • Nebenkosten, Reinigung & Versicherung = 50€
  • Arbeitsplatzausstattung (Stuhl/550€, Tisch/650€, 4 Jahre im Einsatz) = 30€

Diesen Kosten je Arbeitsplatz stellen wir jenen gegenüber, die für einen Mitarbeitenden anzusetzen sind, der überwiegend an seinem Wohnort arbeitet. Nehmen wir folgendes an: Sie bzw. er nutzt dazu entweder sein eigenes Arbeitszimmer (Home Office) oder arbeitet in einem Coworking Space in der Nähe seines Wohnortes. Das ist inzwischen auch außerhalb von Städten gut machbar. Möglich gemacht haben das Initiativen, Projekte und Organisationen wie die CoWorkLand eG. Sie setzt sich mit Erfolg dafür ein, dass Coworking Spaces auch auf dem Land, also dort wo immer mehr Menschen leben wollen, entstehen (Coworking Space Landkarte für Deutschland).

Nehmen wir weiterhin an, dass die Mitarbeiter*innen in einem Remote-First Unternehmen im Mittel 2-3 Tage im Home-Office arbeiten. Für die restlichen Arbeitstage bucht sich der Mitarbeitende in einen Coworking Space ein. Er nutzt dazu ein 10er Ticket, das ihm sowohl einen Arbeitsplatz als auch die komplette Infrastruktur eines Coworking Space bietet. 2-3 Mal pro Monat mietet der Mitarbeitende  zusätzlich einen Besprechungsraum für Workshops oder Kundentermine. Zur Ermittlung der Kosten für ein eigenes Arbeitszimmer nehmen wir einfachheitshalber an, dass der Mitarbeitende sein Arbeitszimmer steuerlich absetzen kann.

Die Rechnung im Überblick:

  • Coworking-Space (Arbeitsplatz, Besprechungsraum und Getränke)  = 140€
  • Kosten für das eigene Arbeitszimmer (steuerliche Arbeitsplatzpauschale) = 110€

In Summe ergeben sich je Mitarbeiter*in somit 250€/Monat.

Der betriebswirtschaftliche Kostenvorteil eines Remote-First Ansatzes liegt somit bei 130€/Monat und Mitarbeiter*in: 380€ für ein klassisches Büro vs. 250€ für die Kosten im Home Office und für das Arbeiten im Coworking Space. Bezogen auf das Jahr sind das satte 1.560€ Einsparungen pro Mitarbeiter*in!

Die volkswirtschaftliche Vergleichsrechnung fällt sogar noch positiver aus: Pendlerzeiten, -kosten und damit verbundene Umweltschäden werden eingespart, zugleich verbessert sich das persönliche Wohlbefinden, die Gesundheit und Lebensqualität des Mitarbeitenden.

Und ein weiterer Aspekt spricht für einen remote-first Ansatz für Unternehmen aus IT-, Wissens- oder Kreativbranchen: Er bietet ihnen die Möglichkeit Mitarbeitende unabhängig von ihrem Wohnort einzustellen. Der Suchradius nach neuen Kolleg*innen kann deutlich ausgeweitet werden. Es wird nun möglich hoch-qualifizierte Mitarbeitende aus dem gesamten Bundesgebiet, ja im Prinzip sogar weltweit, zu suchen und zu beschäftigen. Das spart Zeit bei der Suche nach neuen Kolleg*innen und steigert die Wahrscheinlichkeit hervorragende Mitarbeitende zu finden. Zugleich ist es tendenziell möglich hoch-qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit relativ geringen Gehaltsvorstellungen zu finden, da ein Leben auf dem Land oder in anderen Ländern oft deutlich günstiger ist als jenes in einer deutschen Großstadt.

Zwischenfazit: Wenn alles passt und die Mitarbeitenden bereit sind mobil zu arbeiten, dann sollten Unternehmen aus IT-, Wissens- oder Kreativbranchen einen remote-first Ansatz unbedingt wählen. Neben den reinen Kostenaspekten sind die Vorteile einfach überwältigend: Gewinnung von Fach- und Führungskräften, Bindung von Mitarbeitenden, Mitarbeiterzufriedenheit, Einsparung von Kosten und Umweltschäden.

Herausforderungen eines Remote-First Ansatzes

Ein Remote-First Ansatz bietet seine Vorteile natürlich nicht ohne Gegenleistungen.
Neben den einleitend genannten Voraussetzungen auf der Ebene der Unternehmens- und Führungskultur, dem Vorhandensein einer klaren Vision und Mission, gehören dazu geeignete Tools und Erfahrungen im Umgang mit jenen, sowie viel Erfahrung bei der Wahl des richtigen Arbeitsortes.

Remote-First Unternehmen und ihre Mitarbeitende müssen lernen welcher Arbeitsort für welche Aktivität und Tätigkeit die besten Rahmenbedingungen bietet. Dieser Lernprozess muss sowohl auf der individuellen Ebene als auch im Team sowie im Unternehmen als Ganzes stattfinden.

Gemeinsam und unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden muss die Frage nach dem idealen Arbeitsort immer wieder gestellt werden. Es gilt gewonnene Erfahrungen zu reflektieren, Neues zu wagen und Erfahrungen mit anderen Remote-First Unternehmen auszutauschen. Und es gilt auch den Mut aufzubringen einen einmal eingeschlagenen Weg hin zu einem Remote-First Unternehmen wieder aufzugeben, wenn die Nachteile und unüberwindbare Herausforderungen überwiegen (Eine Remote-first-Kultur etablieren: ja oder nein?).

Welche Arbeitsorte brauchen ortslose Teams?

Diese Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Es kommt drauf an –  auf die Branche, die Unternehmensgröße, bisherige Arbeitsorte, die räumliche Verteilung der Wohnorte der Mitarbeitenden und viele weitere Faktoren. Nicht leicht. Konkret benötigt ein Remote-First Unternehmen gute Antworten auf Fragen wie …

  • An welchem Ort begrüße ich neue Kolleg*innen?
  • Wo ist der ideale Ort, um die Zusammenarbeit im Team zu reflektieren,
    Boxenstopps vom (Arbeits-)Alltag einzulegen und sich als Team weiterzuentwickeln?
  • Wo finde ich ideale Impuls- und Kreativorte, um Ideen zu entwickeln und zu konkretisieren – Ideen für neue Produkte, Services und interne Prozesse?
  • Wo finde ich Orte, an denen ein informeller Erfahrungs- und Wissensaustausch unter Kolleg*innen stattfinden kann?
  • Wo arbeite ich mit Kunden, um meine Leistungen & Produkte aus Kundensicht zu bewerten und weiterzuentwickeln?
  • Lernen & Weiterbilden – wo gelingt das am besten?
  • Wo finde ich Orte, die den Zusammenhalt im Team fördern und ein „Wir-Gefühl“ stärken?
  • Wo gelingt Fokusarbeit wann am besten?

Eine gute Grundlage, um Antworten auf diese Fragen zu finden, ist die Einstellung und das Vertrauen darauf, dass jeder selbst recht gut entscheiden kann, wo er welche Arbeit auf ideale Weise erledigen kann. Zugleich ist es bei einem ortslosen Team jedoch auch wichtig Teamarbeit auf ideale Weise zu ermöglichen und das „Wir-Gefühl“ zu festigen, zu steuern und zu stärken.

Oft wird die Antwort „Home Office“ lauten. Mindestens genauso oft wird die Antwort (im) „Coworking Space“ lauten.

Im Vergleich zum Home Office bieten Coworking Spaces Gemeinschaft, soziale Kontakte, bieten Impulse & Anregungen für die eigene Arbeit, grenzen Arbeiten, Wohnen und Leben voneinander ab, bieten verschiedene, gut ausgestattete Aktivitätsräume und sind technisch hochwertig ausgestattet (Drucker, WLAN, Kaffeemaschine).

Coworking Spaces, die die Geschäftsmodelle „Retreat“, „Workation“ und/oder „Coliving“ verfolgen, bieten zudem die Gelegenheit sich als Team physisch und ganz wahrhaftig zu treffen. Neben den klassischen Ausstattungsmerkmalen – Arbeitsplätze, Küche, Besprechungs- und Meetingräume, Begegnungsflächen – bieten jene Coworking Spaces ergänzend Unterkünfte, Gästezimmern und je nach Ausstattung Verpflegungsservice oder die Möglichkeit zur Selbst-Verpflegung.

Jene reellen Teamtreffen – bestenfalls verbunden mit einem stimmungsvollen Abschluss am „Lagerfeuer“ – brauchen ortslose Teams genauso wie Teams mit einem festen Büro. Sie sind nötig, um die Team-Kultur, Mission und das „Wir-Gefühl“ zu stärken und/oder anzupassen, sowie Konflikte zu klären. Das wird hoffentlich immer so sein und nicht ersetzt werden durch ein „virtuelles Lagerfeuer“.

Remote-First, ortslose Teams, Remote Work & Coworking: Mehr Wissen um Neues zu wagen!

Ich würde mich sehr freuen, wenn ich Sie an das Thema „Remote-First Unternehmen“ heranführen konnte; wenn ich bei Ihnen Interesse und den Wunsch nach mehr Informationen, Erfahrungen und Tipps wecken konnte.

Gerne erfülle ich Ihnen diesen Wunsch. An dieser Stelle mit zwei Hinweisen.

Foto Thorsten Wilhelm

Thorsten Wilhelm

Erstens: Sprechen Sie mich einfach an. Gerne gebe ich meine Erfahrungen zu den Themen Remote-Work, Coworking und mobiles Arbeiten an Sie weiter. Erfahrungen die ich als Gründer und Geschäftsführer der eresult GmbH aufbauen durfte und die ich als Berater und Beirat der CoWorkLand eG gerne weitergebe.

Zweitens: Holen Sie sich Tipps von erfahrenen Remote- und Coworker*innen. Eine sehr gute Grundlage stellt hierfür das Buch: „Remote Work: 116 Tipps für die Arbeit unterwegs, im Homeoffice und Coworking Space“ dar. Die Autoren – Tobias Kollewe, Michael Keukert, Denise Ruhrberg und Prof. Dr. Axel Minten – arbeiten seit Jahren von unterwegs, zu Hause,  in Coworking Spaces und haben zugleich große Freude daran ihre Erfahrungen zu teilen. Ihr Buch wird Ihnen dabei helfen zahlreiche Stolperfallen auf dem Weg hin zu einem Remote-First Unternehmen zu umgehen.

 

 

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