Ich freue mich sehr das Thema „Arbeiten im Home Office“ mit einem Interview fortführen zu können. Mein Interviewpartner ist Katrin Mathis.
Katrin Mathis – UX Konzepter & Service-Designer
Katrin Mathis arbeitet als UX Konzepter & Service Designer in Freiburg und unterstützt in diesen Rollen Unternehmen in digitalen Transformationen. Im Interview sprechen wir über die Situation und Vorzüge einer Arbeit im Home Office, gehen auf situative Herausforderungen ein und bieten Tipps & Anregungen zum Meistern dieser Herausforderungen.
Eine wunderbare Fortführung und vor allem Ergänzung zum in das Thema einführenden Beitrag “ Als UX Professional zu Hause arbeiten: Das macht glücklich und produktiv!“ hier auf Nutzerbrille.
Frau Mathis, wie oft arbeiten Sie zu Hause?
Katrin Mathis: „Das hängt ganz davon ab, an welchen Projekten ich gerade arbeite. Als ich mich vor 5 Jahren als Service Designerin selbstständig gemacht habe, habe ich zunächst in einem Gemeinschaftsbüro gearbeitet, das ich mir mit einem ehemaligen Entwickler-Kollegen und einem Design-Büro geteilt habe. Im Laufe der Zeit habe ich immer häufiger ein oder zwei Tage pro Woche von zu Hause gearbeitet.
Schließlich habe ich die Entscheidung getroffen, das Home Office als zentralen Arbeitsplatz zu nutzen. Im Schnitt bin ich ungefähr einen Tag pro Woche unterwegs bei Kunden oder bei Veranstaltungen. Einen Tag pro Woche arbeite ich weiterhin in dem Gemeinschaftsbüro. Die restliche Zeit bin ich im Home Office. Wichtig ist mir dafür ein eigener Raum in der Wohnung, so dass ich nach Feierabend die Tür schließen und von der Arbeit abschalten kann.“
Welche Arbeiten können Sie problemlos von zu Hause erledigen?
Katrin Mathis: „Die Frage ist eher, welche Arbeiten ich nicht von zu Hause erledigen kann. Wann immer es geht, bevorzuge ich ein persönliches Kennenlernen. Gerade für einen Kickoff, Abschlusspräsentationen und wichtige Workshops mit enger Abstimmung, ist eine persönliche Zusammenarbeit effektiver. Bei neuen Kunden verbringe ich am Anfang eines Projekts gerne einige Tage vor Ort, um die Abläufe und die Ansprechpartner persönlich kennenzulernen. Und da ich stark nutzerzentriert arbeite, kann ich die Bedürfnisse der Nutzer natürlich am besten verstehen, wenn ich diese vor Ort in ihrem Umfeld beobachten und befragen kann.
In jedem Projekt gibt es aber auch viele Aufgaben, die ich problemlos von zu Hause erledigen kann. Ein Teil der Recherche und Situationsanalyse zu Beginn eines Projekts ist ortsunabhängig. Bei Workshops kann ich viel von zu Hause vorbereiten, anschließend die Ergebnisse dokumentieren und weiter ausarbeiten. Und wenn ich Konzepte, Prototypen und Auswertungen erstelle, gibt es immer wieder Phasen, in denen ich weitestgehend alleine arbeite und mich nur gelegentlich mit Kollegen oder Auftraggebern abstimme.“
Produktiv und vertraulich
Für viele Aufgaben habe ich zuhause mehr Ruhe. Für meine Kunden hat die Arbeit von zu Hause auch den Vorteil, dass bei Telefonaten niemand im Hintergrund mithört. Gerade bei vertraulichen Projekten ist das ein wichtiger Aspekt. (Katrin Mathis)
Was schätzen Sie am Arbeiten von zu Hause?
Katrin Mathis: „Für viele Aufgaben habe ich zuhause mehr Ruhe. Für meine Kunden hat die Arbeit von zu Hause auch den Vorteil, dass bei Telefonaten niemand im Hintergrund mithört. Gerade bei vertraulichen Projekten ist das ein wichtiger Aspekt. Es spart mir viel Zeit, dass ich nun nicht mehr jeden Tag pendeln muss. Pausen kann ich für kleine Aufgaben im Haushalt nutzen. Dann muss ich diese nicht mehr nach der Arbeit erledigen und gleichzeitig entspannt mich die aktive Ablenkung viel mehr als eine Kaffeepause im Büro, bei der die Gedanken doch bei den Projekten bleiben. So kann ich Arbeit und Freizeit viel besser vereinbaren und mehr am sozialen Leben in meinem Wohnort teilhaben.“
Vorurteile zum Arbeiten von zu Hause gibt es viele: Vereinsamung, mangelnde Kreativität und Produktivität. Machen Sie diese Erfahrungen auch und wie gehen Sie damit um?
Katrin Mathis: „Von zu Hause zu arbeiten liegt nicht jedem. Ich arbeite sehr konzentriert und habe mich schon immer wenig von meinem Umfeld ablenken lassen. So fühle ich mich im Home Office sogar kreativer und produktiver. Bei bestimmten Aufgaben ist ein belebtes Umfeld auch für mich förderlich. Diese erledige ich an den Tagen im Gemeinschaftsbüro oder setzte mich in ein Café. Ein gelegentlicher Tapetenwechsel und der Austausch mit Kollegen ist mir wichtig. Deshalb tut es mir gut, regelmäßig Termine wahrzunehmen, mich zum Mittagessen zu verabreden oder an Veranstaltungen teilzunehmen.“
Kontakte suchen und pflegen
Ein gelegentlicher Tapetenwechsel und der Austausch mit Kollegen ist mir wichtig. Deshalb tut es mir gut, regelmäßig Termine wahrzunehmen, mich zum Mittagessen zu verabreden oder an Veranstaltungen teilzunehmen. (Katrin Mathis)
Gibt es Situationen, in denen Sie das Arbeiten von zu Hause einschränkt?
Katrin Mathis: „Lange Telefonkonferenzen finde ich ermüdend. Wenn eine intensive Zusammenarbeit mit Kollegen nötig ist, treffe ich mich dazu lieber persönlich. Die größte Einschränkung ist aus meiner Sicht, dass der informelle Austausch fehlt. Im Büro bekommt man viele Informationen nebenbei mit, die man zu Hause nur erfährt, wenn sie kommuniziert werden. Interessanterweise erlebe ich es immer wieder, dass Kollegen sich nicht trauen, anzurufen oder E-Mails zu schreiben, wenn man von zu Hause arbeitet. Man ist weniger sichtbar, wenn man nicht persönlich vor Ort ist und muss mehr kommunizieren.“
Hat man es als Freiberufler leichter im Home Office zu arbeiten – wie schätzen Sie das ein?
Katrin Mathis: „Grundsätzlich ja, denn es ist erst einmal die eigene Entscheidung, wo man als Freiberufler arbeitet. Allerdings fordern viele Auftraggeber eine Anwesenheit in Vollzeit vor Ort. Gerade in den typischen Freiberufler-Projekten, in denen man einige Monate für ein Unternehmen arbeitet, ist das meist ein Ausschlusskriterium. Freiburg ist leider nicht der zentralste Standort zum Pendeln. Ich habe diese Projekte daher bisher immer abgelehnt, da es für mich einen zu großen Einschnitt bedeutet, kurzfristig mehrere Monate in einer anderen Stadt zu leben. Bei Kunden, die ich bereits kenne, ist es dagegen in der Regel kein Problem. Dieses Vertrauensverhältnis muss ich bei neuen Kunden erst einmal aufbauen.“
Kommunikation
Man ist weniger sichtbar, wenn man nicht persönlich vor Ort ist und muss mehr kommunizieren. (Katrin Mathis)
Welche Tools setzen Sie ein, um von zu Hause aus den Austausch mit Teams zu pflegen, zu kommunizieren und zusammen zu arbeiten?
Katrin Mathis: „Spezielle Tools für die Arbeit von zu Hause benutze ich kaum. Die Tools sind die gleichen, die ich auch schon vorher im Einsatz hatte. Einigen Kollegen und Kunden habe ich meinen Kalendar freigegeben, so dass sie jederzeit sehen können, wann ich in Terminen bin und wann sie mich gut erreichen können. Die Kommunikation läuft weitestgehend über E-Mail und Telefon. Oft hilft es, dabei über Teamviewer, WebEx oder Skype den Bildschirm zu teilen, so dass alle Gesprächspartner das gleiche Bild vor Augen haben. Die Kommentarfunktion in Word oder PDF hilft bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Wenn Kunden interne Kommunikationsdienste, wie Slack oder Ticket-Systeme, wie Jira, im Einsatz haben, nutze ich diese selbstverständlich auch.“
Was empfehlen Sie anderen, die von zu Hause arbeiten wollen?
Katrin Mathis: „Ich kann andere nur ermutigen, die Möglichkeit von zu Hause zu arbeiten einzufordern. Startet mit einem oder zwei Tagen pro Woche, um zu zeigen, dass ihr zu den üblichen Zeiten erreichbar seid und eure Arbeit trotzdem in gewohnter Qualität erledigt. Dass ihr als zufriedene Mitarbeiter bessere Arbeit leistet, werden gute Chefs und Auftraggeber anerkennen.
Nehmt euch die Zeit, klare Prozesse zu vereinbaren, damit ihr eure Aufgaben mit geringem Abstimmungsaufwand erledigen könnt. Hinterfragt euch auch, ob ihr überhaupt der Typ für die Arbeit von zu Hause seid, was euch stören könnte und wie ihr damit umgehen könnt. Kommuniziert klar, nutzt die Zeit vor Ort und die Möglichkeiten digitaler Kommunikation und greift lieber einmal häufiger zum Telefonhörer.“
Vielen Dank Frau Mathis für dieses spannende Interview, Ihre Zeit und Ihre Ermutigung für mehr Home Office Arbeit in unserer Branche. Sie haben mit Ihren Antworten ganz sicher dazu beigetragen, dass in Zukunft noch mehr UX Professionals von zu Hause arbeiten wollen und auch können.
